Politique de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 12 mai 2026

Le centre TOUTTOUT (ci-après « TOUTTOUT », « nous », « notre » ou « le Centre ») s’engage à protéger la vie privée et les renseignements personnels de ses membres, de ses candidat·e·s, de ses partenaires et des visiteur·euse·s de son site web (ci-après « l’Utilisateur·rice »).

La présente politique vise à expliquer comment nous collectons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) du Québec ainsi qu’aux lois applicables.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique en tout temps. La version en vigueur est celle affichée sur le Site à la date de consultation. Nous vous invitons à la consulter périodiquement. En utilisant le Site ou en nous transmettant des renseignements personnels, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique.

1. Définition d’un renseignement personnel

Un renseignement personnel est toute information permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement (par exemple : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, photo, parcours artistique).

Les coordonnées professionnelles utilisées dans un contexte d’affaires (organisme, fonction, courriel professionnel) ne constituent pas nécessairement un renseignement personnel au sens de la loi.

2. Consentement

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, nous obtenons votre consentement avant de collecter, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Le consentement peut être :

• Explicite — par exemple, une case à cocher dans un formulaire d’adhésion ou d’inscription à l’infolettre.
• Implicite — lorsque votre action permet raisonnablement de déduire votre accord (par exemple, l’envoi d’un courriel pour poser une question).

Le consentement doit être libre, éclairé et donné pour des fins précises. Pour les témoins (cookies) utilisés à des fins d’analyse, votre consentement est recueilli via la bannière de gestion des cookies présente sur le site et peut être modifié à tout moment via le lien « Paramètres de cookies » au bas de chaque page.

3. Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la réalisation de la mission du Centre. Les renseignements pouvant être collectés incluent notamment :

• Informations d’identification (prénom, nom)
• Coordonnées (adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale)
• Informations relatives à votre démarche artistique (discipline, parcours, portfolio, projets, biographie)
• Documents joints à une candidature (CV, lettre de motivation, dossier visuel)
• Informations académiques (programme d’études, établissement) pour les adhésions étudiantes
• Préférences de communication et historique d’inscription à nos infolettres
• Données techniques de navigation (voir section 7 sur les témoins et l’analyse d’audience)

4. Moyens de collecte

Vos renseignements peuvent être recueillis par :

• Les formulaires d’adhésion (artistes professionnel·le·s et étudiant·e·s)
• Les formulaires de candidature aux appels de dossiers, stages et offres de carrière
• L’inscription à l’infolettre
• Les formulaires de contact et de messagerie
• Les communications par courriel
• Les interactions lors d’événements organisés par TOUTTOUT

5. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels collectés sont utilisés uniquement pour :

• Évaluer les demandes d’adhésion et de candidature
• Administrer les adhésions, les statuts de membre et les accès aux services du Centre
• Faciliter l’accès aux espaces, laboratoires et programmes du Centre
• Communiquer avec vous (infolettre, suivis de candidature, invitations, informations relatives à la vie du Centre)
• Organiser des événements, expositions et résidences
• Répondre à vos demandes et questions
• Améliorer notre site web et nos services grâce aux statistiques de fréquentation anonymisées (voir section 7)
• Respecter nos obligations légales, comptables et réglementaires

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

6. Communication des renseignements

Nous pouvons partager certaines informations uniquement lorsque cela est nécessaire, et avec les catégories de tiers suivantes :

• Comités d’évaluation et jurys — pour l’étude des candidatures aux adhésions, appels de dossiers, résidences et bourses. Ces personnes sont liées par des obligations de confidentialité.
• Fournisseurs de services technologiques — hébergement web, serveur de courriel, outils de gestion du site, services de sauvegarde et, le cas échéant, plateforme d’analyse d’audience. Le Site est notamment hébergé par un fournisseur situé aux États-Unis. Certains renseignements personnels transmis par l’intermédiaire du Site peuvent donc être conservés ou traités à l’extérieur du Québec.
• Partenaires institutionnels — uniquement dans le cadre de programmes communs explicitement convenus (par exemple, certaines bourses conjointes avec l’UQAC), et avec votre consentement.
• Autorités publiques — lorsque la loi nous y oblige.

Transfert de renseignements à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs technologiques utilisés par TOUTTOUT peuvent conserver ou traiter des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués ou rendus accessibles à un fournisseur situé à l’extérieur du Québec, TOUTTOUT prend les mesures raisonnables afin que ces renseignements bénéficient d’une protection adéquate, conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Ces mesures peuvent inclure l’évaluation des risques liés au transfert, la limitation des renseignements communiqués aux seuls renseignements nécessaires et l’utilisation d’ententes contractuelles avec les fournisseurs concernés.

7. Témoins de connexion (cookies) et analyse d’audience

Un témoin (« cookie ») est un petit fichier texte déposé dans votre navigateur lorsque vous visitez un site web. TOUTTOUT utilise deux catégories de témoins :

• Témoins strictement nécessaires — assurent le fonctionnement du site (session, sécurité des formulaires, panneau d’administration). Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Témoins d’analyse — déposés par Google Analytics 4 afin de mesurer la fréquentation du site (pages visitées, durée moyenne, parcours). L’adresse IP est anonymisée et les données sont agrégées. Ces témoins ne sont déposés qu’après votre consentement explicite via la bannière de gestion des cookies.

Vous pouvez modifier vos préférences en tout temps via le lien Paramètres de cookies situé au bas de chaque page.

8. Protection des renseignements

Nous mettons en place des mesures de sécurité de plusieurs ordres :

• Techniques — connexion sécurisée HTTPS, chiffrement des mots de passe, accès restreints au panneau d’administration, journalisation des accès.
• Organisationnelles — accès aux renseignements limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour l’exécution de leurs tâches.
• Administratives — politiques internes et engagements de confidentialité signés par les personnes ayant accès aux données.

Malgré ces mesures, aucun système n’est totalement à l’abri d’un incident de sécurité. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, TOUTTOUT prendra les mesures raisonnables afin de réduire les risques, avisera les personnes concernées et, lorsque requis, la Commission d’accès à l’information du Québec, conformément à la loi.

9. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf si une période minimale de conservation est exigée par la loi.

Les candidatures non retenues sont conservées pour une durée maximale de douze (12) mois à des fins de référence interne, puis détruites ou anonymisées de façon sécuritaire. Les renseignements liés à un membre actif sont conservés tant que dure la membriété et pendant une période raisonnable après son échéance pour des fins d’archivage administratif.

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit :

• D’accéder à vos renseignements personnels que nous détenons
• De demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques
• De retirer votre consentement (par exemple, vous désabonner de l’infolettre)
• De demander la suppression de vos renseignements, dans les limites légales
• De porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés
• De demander, lorsque applicable, la communication de certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé

Pour exercer ces droits, veuillez communiquer avec la personne responsable mentionnée à la fin de cette politique. Une réponse vous sera transmise dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la réception de votre demande.

11. Sites tiers et liens externes

Le site web de TOUTTOUT peut contenir des liens vers d’autres sites (partenaires, réseaux sociaux, plateformes externes). Nous ne contrôlons pas les pratiques de confidentialité de ces sites et nous vous invitons à consulter leurs propres politiques avant de leur transmettre des renseignements personnels.

12. Révisions de la politique

La présente politique peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les modifications législatives ou organisationnelles. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour. Pour les changements substantiels, un avis sera communiqué via nos canaux habituels (infolettre, page d’accueil).

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, TOUTTOUT a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question, demande d’accès, de rectification ou de suppression de vos renseignements, veuillez communiquer avec nous :

Une réponse vous sera transmise dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la réception de votre demande.